Les 7 conseils essentiels pour réussir l’intégration d’un alternant

Selon une étude Happy Trainee 51% des alternants ou stagiaires considèrent que leur parcours d’intégration est insuffisant voire carrément…inexistant. L’onboarding est pourtant une étape clé du parcours de tout nouvel employé, qu’il soit alternant ou non. 

Résultat : des alternants qui partent presque aussitôt après leur arrivée. Car les alternants n’ont pas du tout les mêmes préavis à respecter que les employés en CDI : ils peuvent partir en quelques semaines seulement (si accord de l’entreprise) ! 

Pour éviter de perdre une bonne recrue aussitôt après son arrivée, on a réuni pour vous les 7 conseils essentiels pour réussir l’intégration d’un alternant. Et en plus on les a classés dans l’ordre chronologique de l’onboarding, sans oublier d’y ajouter un bonus à la fin. 😉

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Avant l'arrivée de l’alternant 

Misez sur un bon pré-onboarding et une bonne communication avec l’école : cela vous permettra de sortir du lot au yeux des potentiels candidats. 

1. Soignez le pré-onboarding 

Le pré-onboarding en dit long sur l'intérêt que porte une entreprise au recrutement de ses alternants. 

Par exemple, envoyer un simple email de bienvenue informel à votre futur alternant aura un impact immédiat pour le rassurer. N’oubliez pas d’y inclure les les informations suivantes, histoire de le mettre vraiment à l’aise en faisant preuve de la meilleure prévenance : 

• date et heure du rendez-vous
• lieu du rendez-vous et comment s’y rendre (avec les codes d’accès éventuels). 
• matériel et documents à apporter. 
• Et bien sur le nom de la personne qui va l’accueillir le jour J. 

Pensez également à préparer son poste de travail, par exemple avec un simple carnet de bienvenue, et un stylo, ou carrément un vrai “welcome pack”. 

Tous ces petits signes apportent considération et sentiment d’appartenance.. 

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2. Travaillez avec l’école 

Une bonne communication avec l’école est très importante pour éviter le jeu de renvois éternels entre l’établissement scolaire et l’entreprise qui attendent l’un de l’autre des éléments pour remplir le dossier…sans que ce dossier progresse. Résultat : l’alternant se retrouve en insécurité sur la réalité de sa future alternance. 

Veillez donc également à soigner votre communication avec l’école et l’alternant au sujet de son dossier. 

Afin de vous faciliter la vie, Bloom Alternance propose aux entreprises de gérer cette relation avec les écoles et l’alternant pour elles. 

Cela vous permet également de soigner votre image auprès de l’école et de l’alternant, facteur toujours intéressant pour recruter les meilleurs talents à l’avenir. 

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Le jour J 

C’est le jour le plus important car c’est pendant les heures des débuts que les premières impressions se font. Et restent ensuite durablement.  

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3. Présentez l’équipe et le tuteur 

Il est essentiel que l'alternant ait un tuteur bien défini au sein de l’entreprise. C’est à lui que l'alternant s’adressera en cas de question, problème ou doléance. Un tuteur identifié clairement évite la dispersion et surtout booste l’efficacité de l’alternance, surtout si vous créez un canal de communication direct entre l’un et l’autre. 

Vous pouvez imaginer également de mettre en place une réunion de 30 minutes le matin de son arrivée par exemple pendant laquelle lui seront remis son badge, tickets-restaurants etc… 

Cette réunion est une bonne occasion pour l’alternant de rencontrer les autres membres de l’équipe qu’il intègre et avec qui il sera amené à travailler. Puis dans un second temps les équipes des services plus éloignés. En clair : de prendre connaissance de l’organigramme et de l’organisation. Idéalement, c’est le tuteur qui est à l’initiative de ces rencontres et présentation, ce qui aura pour vertu de mettre tout le monde à l’aise très rapidement. 

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4. Présenter l’entreprise et les process 

Les hommes et les femmes qui font l’entreprise sont les premiers à devoir être présentés, sans aucun doute. Vient ensuite la présentation des activités de l’entreprise, ainsi que de ces process. 

Les process d’une entreprise – ainsi que sa culture – sont souvent évidents vus de l’intérieur, mais pour un alternant dont c’est le premier jour, c’est le défi numéro 1. N’hésitez pas à prendre le temps de lui présenter les éléments qui font la spécificité de votre entreprise, de son savoir-faire, de son management, de ses processus de décision ou de ses outils. Cela vous fera gagner beaucoup de temps pour la suite. 

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5. Ne faites pas l’impasse sur les do and don’t 

Il y a certaines règles implicites dans votre entreprise, qui ne sont pas toujours faciles à percevoir pour le nouvel arrivant. Par exemple : 

• doit-on vouvoyer ou tutoyer ? Y a-t-il une distinction selon les postes ? 
• quelles sont les zones d’accès restreint ? 
• quels sont les documents / dossiers d’accès restreint ou auxquels il faut porter une attention particulière ? 
• des sujets tabous ? 

Encouragez également l’alternant à poser des questions : cela permettra d’éviter les malentendus futurs. 

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6. Poussez-le à « apprendre en marchant ». Et faites-lui confiance.  

Certains marchés et technologies sont plus complexes à appréhender que d’autres. En fonction du marché dans lequel vous opérez, l'alternant aura besoin de plus ou moins de temps pour comprendre exactement ce que vous faites, et l’environnement dans lequel vous évoluez. 

Ce temps, il ne doit pas être consacré uniquement à une approche théorique : veillez à l’impliquer, à l’inviter à mettre « ses mains dans le cambouis », car c’est aussi par l’action et en faisant qu’il appréhendera le contexte, notamment au cours du 1^er mois de l’alternance. 

Ce premier mois hybride permettra à l’alternant de consolider sa compréhension et de gagner en autonomie très vite. 

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7. Considérez-les comme de vrais collaborateurs 

Un alternant n’est pas une ressource humaine à disposition pour toutes les tâches ingrates et ennuyeuses que personne ne veut assumer. Si vous avez cette approche, vous passez à côté de tout le potentiel de votre nouvelle recrue. 

Les considérer comme de vrais collaborateurs – avec ce que ça implique de considération et de volonté de fidélisation – cela signifie leur confier des tâches qui ont un vrai impact sur l’entreprise, même minime. Ne les sous-estimez pas ! 

En les considérant de la sorte, vous boosterez leur motivation et leur productivité. Mais cela ne veut bien évidemment pas dire qu’ils doivent éviter toute tâche difficile ou rébarbative… Car c’est le lot de toute fonction ou de tout poste ! 

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Bonus 

Vous le savez, le sens qu’ils donnent à leur travail et leur fonction est une clé de l’engagement des jeunes collaborateurs. C’est valable aussi chez les alternants. 

N’hésitez donc pas à partager avec eux vos valeurs, et le pourquoi de ces valeurs. Expliquez votre mission, votre raison d’être. 

Expliquez-leur vos valeurs, et pourquoi vous avez ces valeurs. Expliquez-leur votre mission et pourquoi il est important de faire ce que vous faîtes. Ceci donnera du sens à ce que vous faîtes et motivera vos alternants. 

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Conclusion 

Avec ces 7 conseils, vous voilà prêt à tirer parti le maximum de votre nouvelle recrue ! Vous pensez qu’on en a oublié ? N’hésitez pas à commenter en bas de cet article (à vérifier si fonctionnalité active)

Si vous pensez comme nous que les alternants apportent énormément de valeur à votre entreprise, mais que vous cherchez encore la perle rare, n’hésitez pas à nous contacter ! On est là pour vous aider dans votre recherche du meilleur profil. 

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