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Recruter un apprenti, c’est miser sur l’avenir et transmettre son savoir-faire. Mais avant d’accueillir ce jeune talent, une étape incontournable vous attend : la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Trop souvent négligée ou mal maîtrisée, cette formalité peut pourtant entraîner des sanctions si elle n’est pas correctement remplie. Faut-il faire une DPAE pour un apprenti ? Quelles informations fournir, et dans quels délais ? On vous accompagne à chaque étape pour que l’embauche de votre alternant se fasse dans les règles de l’art.
Qu’est-ce que la DPAE ?
La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) est une obligation légale qui permet à l’URSSAF de formaliser l’arrivée d’un nouveau salarié dans l’entreprise, y compris les apprentis. Elle permet notamment de procéder aux affiliations sociales, de planifier la visite médicale, et de lutter contre le travail dissimulé.
Qui réalise la DPAE de l’apprenti ?
La DPAE est à la charge de l’employeur ou de son représentant (cabinet comptable, expert RH). Elle doit être effectuée au plus tard le jour ouvrable précédant l’embauche. Si la prise de poste débute un lundi ou après un jour férié, il faut anticiper pour respecter les délais. En cas de doute, mieux vaut la faire au plus tôt (8 jours avant).
Préparer les informations à déclarer
Avant d’effectuer la DPAE, il est crucial de réunir toutes les données nécessaires pour éviter les erreurs ou les retards.
Les données indispensables de la DPAE
- Nom, adresse et SIRET de l’entreprise
- Identité complète de l’apprenti (nom, prénom, date et lieu de naissance)
- Date d’embauche
- Type de contrat (contrat d’apprentissage)
- Établissement d’affectation
La liste des documents utiles à réunir en amont
- Contrat d’apprentissage signé
- Coordonnées du centre de formation (CFA)
- Nom du maître d’apprentissage
- Informations sur la convention collective
- Éléments de paie si disponibles
Réaliser la DPAE pas à pas
Déclarer en ligne via l’URSSAF
La Déclaration Préalable à l’Embauche s’effectue directement en ligne sur le site de l’URSSAF, à partir de l’espace employeur.
Il faut d’abord créer ou se connecter à son compte employeur sur www.due.urssaf.fr. Une fois connecté, l’employeur renseigne les informations demandées concernant l’entreprise, le contrat et le futur apprenti, puis valide la DPAE pour finaliser la démarche.
Une fois la déclaration validée, il est essentiel de télécharger et conserver l’accusé de réception, qui constitue la preuve officielle de la déclaration en cas de contrôle.
Que faire après la DPAE de votre apprenti ?
Notifications et formalités connexes
Une fois la DPAE validée, certaines démarches complémentaires doivent être effectuées pour finaliser l’embauche de votre apprenti.
Il est d’abord important d’informer le CFA que la déclaration a bien été réalisée, puis de finaliser le dépôt du contrat auprès de l’OPCO afin d’assurer la bonne prise en charge financière de la formation.
Pensez également à vérifier les affiliations de l’apprenti auprès des organismes tels que la mutuelle et la prévoyance, afin qu’il bénéficie d’une couverture complète dès son arrivée.
Enfin, mettez à jour le registre unique du personnel pour y inscrire l’apprenti, conformément aux obligations légales.
Les erreurs à éviter
Une DPAE mal faite ou non réalisée peut avoir des conséquences sérieuses, allant jusqu’à la requalification de l’embauche en emploi dissimulé.
- Déclarations hors délai
- Omissions ou incohérences (mauvais SIRET, mauvaise date d’embauche…)
- Pièces manquantes dans les dossiers OPCO ou CFA
Régulariser rapidement et limiter les risques en cas d’oubli
Contacterl’URSSAF sans tarder- Documenter les démarches de régularisation
- Mettre en place un process interne de vérification
Conclusion
Faut-il faire une DPAE pour un apprenti ? La réponse est claire : oui, c’est une obligation légale incontournable, au même titre que pour tout autre salarié. Bien réalisée et dans les temps, elle garantit une embauche conforme et sécurisée, tant pour l’entreprise que pour l’alternant.
Pour éviter les erreurs, anticipez la déclaration, centralisez vos documents et mettez en place un processus de vérification interne. En cas de doute ou de retard, mieux vaut régulariser rapidement que de s’exposer à des sanctions.
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