Rédiger le cahier des charges d'un logiciel de gestion CFA (modèle gratuit)

TL;DR : un cahier des charges évite de choisir un logiciel sur une démonstration bien rodée. Pour un CFA, il doit couvrir des besoins qu'un logiciel de formation classique ignore : les admis sans employeur, le placement, le contrat d'apprentissage, le financement par l'OPCO, Qualiopi et la publication des résultats. Voici la grille complète, à copier, et la méthode pour s'en servir.

Quand rédiger un cahier des charges

Trois situations reviennent souvent :

• vous changez de logiciel, parce que l'outil actuel ne suit plus vos volumes ou vos campus ;
• vous ouvrez un CFA, et vous voulez partir avec le bon outil ;
• vous consultez plusieurs éditeurs, voire lancez un appel d'offres, et vous avez besoin d'une base commune pour comparer leurs réponses.

Dans les trois cas, le cahier des charges sert à la même chose : décrire votre besoin avant de voir les démonstrations, pour juger chaque outil sur vos cas réels.

Avant d'écrire : décrire votre CFA

Commencez par une page de contexte, que chaque éditeur lira avant la grille :

• vos volumes : candidatures par an, admis, apprentis, formations, campus ;
• vos équipes : admissions, relations entreprises, pédagogie, administration, direction, et qui fait quoi ;
• vos outils actuels : ERP, CRM, plateforme de cours, comptabilité, et ce que vous voulez garder ;
• votre calendrier : la date à laquelle le nouvel outil doit tourner, en général avant la période des admissions ;
• vos contraintes : données personnelles, hébergement, budget, procédure d'achat.

Le modèle : la grille des besoins d'un CFA

Copiez cette grille dans un document ou un tableur. Pour chaque ligne, indiquez si le besoin est indispensable, souhaité ou à prévoir plus tard, puis demandez à chaque éditeur comment son outil y répond.

1. Candidatures et admissions

• Recevoir les candidatures de toutes les sources (site, Parcoursup, salons, jobboards) en gardant la source de chacune.
• Proposer un dossier de candidature en ligne, avec dépôt des pièces.
• Présélectionner les candidats, par exemple avec un questionnaire, et planifier les entretiens.
• Gérer des statuts d'admission propres à l'alternance, dont « admis sans contrat ».
• Relancer automatiquement les candidats dont le dossier est incomplet.
• Donner à chaque candidat un espace pour suivre son dossier.

2. Relations entreprises et placement

• Tenir le fichier des entreprises partenaires et de leurs contacts.
• Recevoir les offres d'alternance des entreprises et les diffuser sur plusieurs canaux.
• Rapprocher les admis et les offres, formation par formation.
• Suivre les candidatures, les entretiens et les retours des entreprises.
• Afficher, pour chaque admis sans employeur, la date de fin de ses trois mois au CFA.

3. Contrat d'apprentissage

• Éditer le CERFA à partir des données déjà saisies, sans ressaisie.
• Faire signer le contrat et la convention de formation électroniquement.
• Aider l'employeur à transmettre le dossier à son OPCO dans les cinq jours ouvrables qui suivent le début du contrat.
• Suivre les retours de l'OPCO, les avenants et les ruptures.

4. Financement

• Connaître le niveau de prise en charge (NPEC) de chaque certification.
• Suivre l'échéancier des versements de l'OPCO : avances, acomptes, solde.
• Alerter avant l'échéance du solde : les pièces doivent parvenir à l'OPCO dans les quatre mois qui suivent la fin du contrat.
• Chiffrer le financement en attente, lié aux admis encore sans contrat.
• Produire les factures.

5. Suivi pédagogique et assiduité

• Gérer les émargements et les absences.
• Tenir le livret d'apprentissage.
• Organiser les échanges entre formateurs et maîtres d'apprentissage.
• Enregistrer les évaluations, y compris en contrôle continu.

6. Qualiopi et contrôles

• Garder les preuves par indicateur du référentiel (33 indicateurs à partir du 1er novembre 2026).
• Garder les preuves de chacune des 14 missions du CFA (article L6231-2 du Code du travail).
• Tracer l'historique des actions et des échanges avec les apprentis, les entreprises et les partenaires.
• Recueillir la satisfaction des parties prenantes, et l'évaluation des enseignements par les apprenants que demande le nouvel indicateur 33.

7. Résultats et pilotage

• Afficher un tableau de bord de la rentrée : remplissage par formation, admis sans contrat, contrats signés.
• Calculer les taux à rendre publics : obtention, poursuite d'études, interruption, insertion, rupture.
• Préparer la publication des résultats sur votre site, obligatoire au plus tard fin juin 2027.
• Exporter les données pour vos remontées statistiques, comme l'enquête SIFA.

8. Exigences techniques

• Respect du RGPD, et hébergement des données dans l'Union européenne si vous l'exigez.
• Droits d'accès par rôle et par campus.
• Journal des actions, sauvegardes et plan de réversibilité : comment récupérer toutes vos données si vous changez d'outil.
• Connexions par API à vos outils : ERP, CRM, comptabilité, authentification unique.

9. Service et accompagnement

• Reprise de vos données existantes.
• Formation des équipes et paramétrage.
• Support : canaux, horaires, délais de réponse.
• Feuille de route du produit, et références de CFA comparables au vôtre.

Noter les réponses

Pour comparer les éditeurs sur une base commune :

• Donnez un poids à chaque bloc selon vos priorités. Un CFA qui peine à placer ses admis donnera plus de poids au bloc placement ; un réseau de campus, aux droits d'accès et au pilotage.
• Notez chaque ligne sur une échelle simple, par exemple de 0 (absent) à 3 (couvert sans développement spécifique).
• Exigez une réponse écrite et une démonstration pour chaque ligne indispensable : une fonction annoncée n'est pas une fonction vue.

Le déroulé de la sélection

1. Envoyer le cahier des charges à quelques éditeurs, avec une date de réponse.
2. Demander une démonstration sur scénario : le vôtre, pas celui de l'éditeur. Par exemple, un candidat admis sans employeur, mis en relation avec une entreprise, puis son contrat édité et suivi jusqu'à l'OPCO.
3. Tester sur vos données, ou dans un environnement d'essai, avec les personnes qui utiliseront l'outil.
4. Appeler des références : des CFA de taille et d'organisation comparables.
5. Décider et planifier le déploiement, en laissant le temps de reprendre les données et de former les équipes avant les admissions.

Pour aller plus loin

• Notre comparatif des logiciels de gestion CFA présente les types d'outils et les critères de choix.
• Notre guide quel stack d'outils pour votre CFA aide à choisir selon votre taille.
• Si vous utilisez déjà HubSpot, Salesforce ou Ypareo, nos comparatifs Bloom ou HubSpot, Bloom ou Salesforce et Bloom et Ypareo montrent comment Bloom s'y connecte.

Ce que Bloom couvre

Bloom relie les admissions au placement : candidatures, admissions, mise en relation avec les entreprises, édition du CERFA et tableau de bord de la rentrée, dans un seul outil. Le détail est sur la page Produit, et l'offre se fait sur devis.

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FAQ

Qu'est-ce qu'un cahier des charges de logiciel de gestion CFA ?

Un document qui décrit votre CFA et la liste de vos besoins, pour que chaque éditeur y réponde de la même façon. Il sert à comparer des outils sur vos cas réels, et non sur leurs démonstrations habituelles.

Quels besoins sont propres à un CFA ?

Les admis sans employeur et leur délai de trois mois, le placement en entreprise, le contrat d'apprentissage et sa transmission à l'OPCO, le financement par niveau de prise en charge, les 14 missions du CFA, Qualiopi et la publication des résultats.

Combien d'éditeurs consulter ?

Assez pour comparer, pas trop pour pouvoir les évaluer sérieusement. L'essentiel est de les juger tous sur la même grille et le même scénario.